Archiwizowanie poczty w praktyce

W nowoczesnym przedsiębiorstwie coraz rzadziej przychodzą tradycyjne listy, a ich miejsce zajmują wiadomości elektroniczne. Zawsze trzeba robić zapasowe, ale warto zadbać również o odpowiednią archiwizację poczty, by awaria serwera nie zaburzyła działalności firmy. Jak robić to prawidłowo?

Po co robi się archiwizację poczty?

Podstawowym celem archiwizacji poczty jest zapewnienie możliwości łatwego wyszukiwania wiadomości, niezależnie od tego, czy pochodzą sprzed kilku tygodni, czy lat, a mogą być potrzebne np. jako dowód w sprawie sądowej. Często myli się archiwizację z kopią zapasową, co jest błędem. Istotną różnicą między nimi jest to, że kopie bezpieczeństwa służą jak najszybszemu przywróceniu stanu serwera (w tym poczty przedsiębiorstwa) sprzed awarii, a archiwizacja poczty ma pozwolić na dostęp do pojedynczych wiadomości spełniających określone kryteria, bez konieczności odtwarzania całych baz.

Jak działa archiwizacja poczty?

Najprostszą formą archiwizacji poczty jest kopiowanie przychodzącej i wychodzącej poczty z serwera, nieco bardziej zaawansowana pozwoli na ustalenie kryteriów i zachowywanie tylko tych wiadomości, które je spełniają. Warto stosować lepsze rozwiązania, które umożliwiają przenoszenie listów elektronicznych wraz z załącznikami, pozostawiając w skrzynkach użytkowników skróty zawierające podstawowe dane (np. nadawca, adresat, temat, rozmiar). Kiedy je otworzymy, zostaną przywrócone z archiwum i będziemy mogli zobaczyć całą wiadomość. Systemy archiwizacji poczty są wyposażone w portal, za pomocą którego użytkownicy mogą samodzielnie wyszukiwać i wydobywać zachowane wiadomości ze swoich skrzynek oraz (jeśli otrzymają takie uprawnienia) innych użytkowników.

Czy serwer ma wpływ na archiwizację poczty?

Serwery pocztowe, szczególnie jeśli obsługują dużą liczbę użytkowników, wymagają wydajnych pamięci masowych do przechowywania poczty. System archiwizacji poczty będzie działał na wolnych dyskach. Wiele rozwiązań archiwizujących pocztę jest wyposażonych w mechanizmy deduplikacji, co oznacza, że każda wiadomość przechowywana będzie tylko w jednym egzemplarzu, niezależnie od tego, do ilu skrzynek pocztowych trafiła. Warto z rozwagą wybierać system przechowujący pocztę, gdyż inne potrzeby ma dział kadr, a inne księgowość. Przechowywanie wszystkich wiadomości będzie kosztowne i mimo deduplikacji musimy się liczyć z koniecznością usuwania niektórych wiadomości, tym bardziej więc zasady archiwizacji i późniejszego usuwania z archiwum muszą być przejrzyste. Większość systemów archiwizacji poczty wyposażona jest w narzędzia pozwalające na identyfikację wiadomości na podstawie ich wieku, użytkowników, tematu czy treści oraz stosowanie w zależności od jej wyników odpowiednich zasad archiwizacji, takich jak czas i metoda przechowywania oraz sposób tworzenia wyjątków.

Archiwizacja poczty to konieczność w dobie elektronicznego przekazywania wiadomości. Zatrudnijmy dobrego informatyka, który pomoże w znalezieniu najlepszego rozwiązania.